✔サクッとAIの能力を最大限に活用できる！
✔サクッと高い精度での対応が実現できる！
✔サクッと問題解決が早くなる！
ChatGPTを活用する際、ただ質問を投げかけるだけでは十分な結果が得られないこともあります。
そこで効果的なのが、ChatGPTに具体的な「ロール」を与えることです！
この記事では、ChatGPTに役割を与えることで、どれほど作業効率や精度が向上するのか、
その方法とメリットをご紹介します。
AIに立場や視点を設定するだけで、あなたの目的に沿ったアウトプットを得ることができて、
作業の質が劇的に向上しますよ♪
いろんなメールを簡単に作成してくれるなんてすごいわ！
でもなんとなくテンプレート感があるのよね。
『○○なメールを作成して』みたいな
一般的な指示をすると、返ってくるのは一般的な内容なんだ。
でも、もっと状況に適したメールを要求することもできるよ。
そうなの？
ChatGPTへのメッセージ（指示）をプロンプトというんだけど、
これにはちょっとしたコツがいるんだ。
…それって難しい？
一度にすべてを覚えようとすると疲れちゃうかな。
少しずつ実践して覚えていこう。
大事なのは、ChatGPTへ状況を明確に伝えることだよ。
ロール（役割、立場）を与える
前々回にパーソナライズ化の話をしたんだけど、同じように
ChatGPTへ「どんな立場の人がメールを送るのか」という
立場（ロール）を教えてあげるんだ。
ただ『メールを作成して』だけだと一般的な回答になるのね。
たとえば営業部の代わりにメールを作成するのであれば
「あなた（＝ChatGPTのこと）は営業部の凄腕社員です。」
といった感じにChatGPTへロールへ与えてあげるんだ。
そうするとChatGPTは「営業部の凄腕社員」になったつもりで
より具体的なメールの文章を作成してくれる。
そんなことができるの？
「営業部の凄腕社員」のクレームへの謝罪メール
実際に違いを見てみよう
まずはロールを与えないプロンプトだよ。
ケース例
取引先からのクレーム対応
✔迅速な謝罪と共感を表現する
✔問題の詳細確認と原因分析をする
✔具体的な対応策を提示する
取引先の○○会社様からクレームが入りました。
納品した新商品のハンドクリーム数個のパッケージに破損があったとのことです。
謝罪メールを作成してください
以下のような謝罪メールをご参考ください。
件名: 【お詫び】納品商品の不備について
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□（あなたの名前）です。
このたびは、弊社が納品いたしました新商品のハンドクリームの一部に、パッケージの破損があったとのご連絡をいただき、誠に申し訳ございません。
日頃よりご信頼をいただいている中で、このようなご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
現在、原因の確認を進めておりますが、まずは早急に以下の対応をさせていただきます。
- 代替商品の再納品（〇月〇日までにお届け予定）
- 破損商品の引き取り（ご指定の日時をお知らせいただければ幸いです）
また、今回の問題を防ぐため、今後の梱包および出荷体制の再点検を実施いたします。
お手数ではございますが、他にもお気づきの点がございましたら、何なりとお知らせください。
改めて、この度の不手際を深くお詫び申し上げるとともに、引き続きご満足いただけるサービス提供に努めてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
□□（あなたの名前）
△△株式会社
電話: 03-1234-5678
メール: your.email@example.com
状況や対応内容をさらに具体的にすることもできますので、必要に応じて調整してください
つぎは「営業部の凄腕社員」というロールを与えたプロンプトだよ。
あなたは営業部の凄腕社員です。
取引先の○○会社様からクレームが入りました。
納品した新商品のハンドクリーム数個のパッケージに破損があったとのことです。
謝罪メールを作成してください
「営業部の凄腕社員」というロールを与える。
以下は、凄腕の営業社員として、誠意と信頼を強調しつつ迅速な対応を約束する謝罪メールの例です。
件名: 【お詫びと対応】納品商品のパッケージ破損について
○○株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の□□です。
このたびは、弊社より納品いたしました新商品のハンドクリームの一部にパッケージの破損がございました件、深くお詫び申し上げます。
〇〇様には常日頃より多大なご信頼をいただいているにもかかわらず、このようなご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳なく存じます。
早急に以下の対応を進めております：
- 代替品の即日発送
本日中に新しい商品を発送させていただきます。到着予定日を追ってご連絡いたします。 - 破損商品の引き取り
回収のご都合を〇〇様のご希望に合わせて調整いたしますので、日時をお知らせください。 - 梱包体制の改善
今回の問題を重く受け止め、梱包および検品工程を全面的に見直し、再発防止に努めます。
なお、他にもご不便やご要望がございましたら、どのようなことでもお知らせいただけますと幸いです。直接お伺いすることが必要であれば、私が責任を持って対応させていただきます。
この度の不手際を改めてお詫び申し上げるとともに、〇〇様にご安心いただけるよう全力で対応いたします。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
□□（あなたの名前）
△△株式会社
電話: 03-1234-5678
メール: your.email@example.com
このメールでは、「凄腕の営業社員」として、誠実さと行動力を強調しました。必要に応じて調整してください！
※赤線は大きく変更されたポイント
文章の内容が全然違うわね！
１つ目はカスタマーサポートや問い合わせ窓口みたいな定型文っぽさがあるけど、
ロールを与えた２つ目は本当に営業部のベテラン社員が作成したメールみたい！
にゃー。
ロールを明確に与えてあげたことで、
ChatGPTが「営業部の凄腕社員」の立場でクレームへの
謝罪メールを作成したんだ。
迅速な対応と誠実さが伝わる文章になっているね！
こっちが勉強になるわ！感心しちゃう！
「フレンドリーな人事担当者」の応募返信メール
次は人事担当者が中途採用求人への応募者に
返信するメールを作成してもらおう。
まずはロールを指定しないプロンプトだよ。
ケース例
中途採用応募者への返信メール作成例
✔応募受付を確認する
✔今後の選考プロセスを案内する
✔応募者に対する感謝と期待の表現をする
募集していた中途採用の求人に応募がありました。
返信メールを作成してください。
以下は中途採用の求人に応募があった際の返信メールの例です。必要に応じて内容を調整してください。
件名：応募いただきありがとうございます【会社名】中途採用選考について
〇〇様
この度は、【会社名】の中途採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。
ご応募いただいた履歴書・職務経歴書を確認させていただきました。
応募書類を拝受いたしましたので、早速確認させていただきます。
選考プロセスは以下の通り進めてまいります。
【選考プロセス】
- 書類選考
お送りいただいた書類をもとに選考を行い、結果を〇月〇日までにご連絡いたします。 - 面接のご案内
書類選考を通過された方には、面接の日程調整のご連絡を差し上げます。
選考の結果については、数日以内に改めてご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
□□（あなたの名前）
△△株式会社 人事部
電話: 03-1234-5678
メール: hr@example.com
このような内容で返信することで、応募者に対して丁寧でスムーズな対応が可能です。
つぎは「フレンドリーな人事担当者」というロールを与えたプロンプトだよ。
あなたはフレンドリーな人事担当者です。
募集していた中途採用の求人に応募がありました。
返信メールを作成してください。
「フレンドリーな人事担当者」というロールを与える。
以下は、フレンドリーな人事担当者として、応募者に好印象を与える返信メールの例です。
件名: 【応募ありがとうございます】選考についてのご案内
〇〇様
このたびは、△△株式会社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
採用担当の□□と申します。
まずは、〇〇様が弊社にご関心をお寄せいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
いただいた応募書類を拝見し、今後の選考プロセスについて以下の通りご案内させていただきます。
【次のステップ】
- 書類選考の結果について
〇月〇日までにご連絡いたします。 - 面接のご案内（該当する場合）
書類選考を通過された方には、次の面接日程をメールまたはお電話にてご相談させていただきます。
その他のご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
どのような内容でもお答えしますので、リラックスしてお話しいただければと思います！
それでは、今後の選考でお会いできることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
□□（あなたの名前）
△△株式会社 人事部
電話: 03-1234-5678
メール: hr@example.com
応募者が安心感を持てるよう、親しみやすさを意識して作成しました。必要に応じてアレンジしてください！
※赤線は大きく変更されたポイント
ロールを与えた方がテンプレート感がないわね。
本当に人事担当者が親しみを込めて書いた文章に読めるわ！
にゃー。
ロールを明確に与えてあげることのコツが
わかってもらえたかな？
うん、とてもよくわかったわ！
あわせて読みたい
ChatGPTへのプロンプトのコツは明確に指示をすること。
一般的な指示には一般的なテンプレート文が作成される。
どういう立場の人が作成した文章に見せたいかを
ChatGPTに教えてあげればそのロールになったつもりで
より質の高い文章を作成してくれるのね！
他にもプロンプトのコツには「聞き手の想定」もあるんだ。
あわせて読んでみてね。
- 文系OL
- SE猫
