ChatGPTでサクッとメールの文章を作成してもらう方法!

ChatGPTの基本

✔サクッとメール作成の作業時間を短縮
✔サクッと迅速な対応が可能!
✔サクッと誤字脱字や表現のミスを減らす

「AIでサクッと楽しちゃおう♪」

お客様からの問い合わせに素早く対応したいけれど、毎回文章を考えるのは手間がかかる…

そんな時に頼りになるのがChatGPT!
AIを活用することで、問い合わせメールの作成が一瞬で楽になります。

この記事では、ChatGPTを使って効率よくメールの文章を作成する方法をご紹介します。

必要な情報を伝えるだけで、素早く的確な返信を作成できるので、
業務負担を減らしてメール対応の質も維持できますよ♪

文系OL
文系OL

メールの文章を考えるのって、
実はすごく気を使うし悩むのよね。
時間がかかっちゃうことも多いの。

SEの猫
SEの猫

にゃー。そういう時はChatGPTに
メールを作成してもらう方法があるよ。

文系OL
文系OL

たとえばどんなメールを作成してくれるの?

SEの猫
SEの猫

それもChatGPTに聞いてみよう!

ChatGPTが作成できるメールの例

プロンプト例

どんなメールの作成ができますか?

ChatGPTの返答

ビジネスメール
提案書送付:プロジェクト提案や見積書を送付するメール
会議の設定:ミーティングや打ち合わせの日程調整メール
フォローアップ:会議後ややりとり後のフォローアップメール
クレーム対応:お客様や取引先への丁寧な対応メール

個人用メール
お礼メール:友人や同僚に感謝の意を伝えるメール
お誘いメール:食事やイベントへのお誘い
お見舞いメール:体調不良の方へのお見舞いメール

応募・問い合わせ
履歴書送付メール:採用応募用のメール
商品やサービスの問い合わせ:企業への質問メール

お祝い・挨拶
お祝いメール:誕生日や昇進のお祝いメール
年末年始の挨拶:季節の挨拶メール

どんな内容が必要か教えていただければ、それに合わせて具体的に作成します!

文系OL
文系OL

すごいわ!どんなケースでもメール作成してくれるじゃない

SEの猫
SEの猫

ChatGPTは文章生成が得意分野だからね。
メール文章作成こそChatGPTを活かさないと損だよ。

文系OL
文系OL

メール作成で悩んでいた時間が短縮されるのは嬉しいわ!

SEの猫
SEの猫

さっそくChatGPTで実践してみよう。

上司に顧客への返信を催促するメール

文系OL
文系OL

じゃあ上司へ新規顧客から急ぎで見積り依頼が来ていること
伝えるメールを作成してくれるかしら?

プロンプト例

新規顧客から急ぎで見積もり依頼が来ています。
上司へ返信依頼のメールを作成してください

ChatGPTの返答

以下のようなメールはいかがでしょうか?


件名: 【ご確認依頼】新規顧客からの見積もり依頼について

〇〇部長(または課長)

お疲れ様です。
△△(あなたの名前)です。

新規顧客である〇〇株式会社の〇〇様から、以下の内容で急ぎの見積もり依頼をいただきました。

依頼内容:

  • 商品/サービス名:
  • 数量:
  • 納期希望:
  • その他条件:

至急対応が必要なため、内容をご確認の上、返信をお願いしたく存じます。
見積もりのドラフトや参考情報が必要な場合、私もサポートいたしますのでお知らせください。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。


△△(あなたの名前)
部署名: ○○部
電話: 03-1234-5678
メール: your.email@example.com


急ぎの依頼に応じて、具体的な内容を補足することも可能です。どうぞお知らせください!

文系OL
文系OL

すごいわ!いつもメールの作成に困っていたの!

SEの猫
SEの猫

ChatGPTに依頼すれば1分もかからないね。

文系OL
文系OL

「依頼をいただきました」「お願いしたく存じます」
「サポートいたします」「お手数をおかけしますが、」
日本語のビジネス敬語の表現に違和感ないのがすごいわ!

クレームへの謝罪メール

文系OL
文系OL

そういえば営業部の松田くんから
謝罪メールを考えてほしいって言われてたんだったわ。

SEの猫
SEの猫

信頼されすぎるのも大変だなあ

プロンプト例

取引先の○○会社様からクレームが入りました。
納品した新商品のハンドクリーム数個のパッケージに破損があったとのことです。
謝罪メールを作成してください

ChatGPTの返答

以下のような謝罪メールをご参考ください。


件名: 【お詫び】納品商品の不備について

○○株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□(あなたの名前)です。

このたびは、弊社が納品いたしました新商品のハンドクリームの一部に、パッケージの破損があったとのご連絡をいただき、誠に申し訳ございません。
日頃よりご信頼をいただいている中で、このようなご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

現在、原因の確認を進めておりますが、まずは早急に以下の対応をさせていただきます。

  1. 代替商品の再納品(〇月〇日までにお届け予定)
  2. 破損商品の引き取り(ご指定の日時をお知らせいただければ幸いです)

また、今回の問題を防ぐため、今後の梱包および出荷体制の再点検を実施いたします。
お手数ではございますが、他にもお気づきの点がございましたら、何なりとお知らせください。

改めて、この度の不手際を深くお詫び申し上げるとともに、引き続きご満足いただけるサービス提供に努めてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。


□□(あなたの名前)
△△株式会社
電話: 03-1234-5678
メール: your.email@example.com


状況や対応内容をさらに具体的にすることもできますので、必要に応じて調整してください!

文系OL
文系OL

すごいわ!
今まで悩んでいた時間が嘘みたい!

あわせて読みたい

SEの猫
SEの猫

ChatGPTを使えば、
今日までメールの作成に使っていた時間が削減できるよ。

文系OL
文系OL

本当ね!
メールって何から始めてどう書けばいいか悩んでたのよ。
代わりにすぐ作成してくれるなんて助かるわ!

SEの猫
SEの猫

にゃー。
これだけでも十分に活用できるんだけど、
実はちょっと指示を追加するだけで
もっと状況に応じたメールを作成してくれるよ。

文系OL
文系OL

どんな指示を追加するの?

SEの猫
SEの猫

たとえばロール(役割、立場)の指示を与えてあげるんだ。
あわせて生成指示(プロンプト)のコツの記事も読んでみてね。

登場人物
  • 文系OL
  • SE猫
文系OL(橋本 結奈)

超多忙上司の急な仕事に翻弄される
文系出身のOL。
美容系小売業の雑務を担当している
なんでも屋さん。
真面目で信頼できる仕事っぷりだけど
面倒くさがりなところがある。

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SEの猫(ミーシャ)

SE(システムエンジニア)の猫。
本人はロボット説を否定している。
難しい数式や専門用語は
わかりやすく解説するよ!

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