✔サクッとメール作成の作業時間を短縮!
✔サクッと迅速な対応が可能!
✔サクッと誤字脱字や表現のミスを減らす!
お客様からの問い合わせに素早く対応したいけれど、毎回文章を考えるのは手間がかかる…
そんな時に頼りになるのがChatGPT!
AIを活用することで、問い合わせメールの作成が一瞬で楽になります。
この記事では、ChatGPTを使って効率よくメールの文章を作成する方法をご紹介します。
必要な情報を伝えるだけで、素早く的確な返信を作成できるので、
業務負担を減らしてメール対応の質も維持できますよ♪
メールの文章を考えるのって、
実はすごく気を使うし悩むのよね。
時間がかかっちゃうことも多いの。
にゃー。そういう時はChatGPTに
メールを作成してもらう方法があるよ。
たとえばどんなメールを作成してくれるの?
それもChatGPTに聞いてみよう!
ChatGPTが作成できるメールの例
どんなメールの作成ができますか?
ビジネスメール
提案書送付:プロジェクト提案や見積書を送付するメール
会議の設定:ミーティングや打ち合わせの日程調整メール
フォローアップ:会議後ややりとり後のフォローアップメール
クレーム対応:お客様や取引先への丁寧な対応メール
個人用メール
お礼メール:友人や同僚に感謝の意を伝えるメール
お誘いメール:食事やイベントへのお誘い
お見舞いメール:体調不良の方へのお見舞いメール
応募・問い合わせ
履歴書送付メール:採用応募用のメール
商品やサービスの問い合わせ:企業への質問メール
お祝い・挨拶
お祝いメール:誕生日や昇進のお祝いメール
年末年始の挨拶:季節の挨拶メール
どんな内容が必要か教えていただければ、それに合わせて具体的に作成します!
すごいわ!どんなケースでもメール作成してくれるじゃない
ChatGPTは文章生成が得意分野だからね。
メール文章作成こそChatGPTを活かさないと損だよ。
メール作成で悩んでいた時間が短縮されるのは嬉しいわ!
さっそくChatGPTで実践してみよう。
上司に顧客への返信を催促するメール
じゃあ上司へ新規顧客から急ぎで見積り依頼が来ていることを
伝えるメールを作成してくれるかしら?
新規顧客から急ぎで見積もり依頼が来ています。
上司へ返信依頼のメールを作成してください
以下のようなメールはいかがでしょうか?
件名: 【ご確認依頼】新規顧客からの見積もり依頼について
〇〇部長(または課長)
お疲れ様です。
△△(あなたの名前)です。
新規顧客である〇〇株式会社の〇〇様から、以下の内容で急ぎの見積もり依頼をいただきました。
依頼内容:
- 商品/サービス名:
- 数量:
- 納期希望:
- その他条件:
至急対応が必要なため、内容をご確認の上、返信をお願いしたく存じます。
見積もりのドラフトや参考情報が必要な場合、私もサポートいたしますのでお知らせください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
△△(あなたの名前)
部署名: ○○部
電話: 03-1234-5678
メール: your.email@example.com
急ぎの依頼に応じて、具体的な内容を補足することも可能です。どうぞお知らせください!
すごいわ!いつもメールの作成に困っていたの!
ChatGPTに依頼すれば1分もかからないね。
「依頼をいただきました」「お願いしたく存じます」
「サポートいたします」「お手数をおかけしますが、」
日本語のビジネス敬語の表現に違和感ないのがすごいわ!
クレームへの謝罪メール
そういえば営業部の松田くんから
謝罪メールを考えてほしいって言われてたんだったわ。
信頼されすぎるのも大変だなあ
取引先の○○会社様からクレームが入りました。
納品した新商品のハンドクリーム数個のパッケージに破損があったとのことです。
謝罪メールを作成してください
以下のような謝罪メールをご参考ください。
件名: 【お詫び】納品商品の不備について
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□(あなたの名前)です。
このたびは、弊社が納品いたしました新商品のハンドクリームの一部に、パッケージの破損があったとのご連絡をいただき、誠に申し訳ございません。
日頃よりご信頼をいただいている中で、このようなご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
現在、原因の確認を進めておりますが、まずは早急に以下の対応をさせていただきます。
- 代替商品の再納品(〇月〇日までにお届け予定)
- 破損商品の引き取り(ご指定の日時をお知らせいただければ幸いです)
また、今回の問題を防ぐため、今後の梱包および出荷体制の再点検を実施いたします。
お手数ではございますが、他にもお気づきの点がございましたら、何なりとお知らせください。
改めて、この度の不手際を深くお詫び申し上げるとともに、引き続きご満足いただけるサービス提供に努めてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
□□(あなたの名前)
△△株式会社
電話: 03-1234-5678
メール: your.email@example.com
状況や対応内容をさらに具体的にすることもできますので、必要に応じて調整してください!
すごいわ!
今まで悩んでいた時間が嘘みたい!
あわせて読みたい
ChatGPTを使えば、
今日までメールの作成に使っていた時間が削減できるよ。
本当ね!
メールって何から始めてどう書けばいいか悩んでたのよ。
代わりにすぐ作成してくれるなんて助かるわ!
にゃー。
これだけでも十分に活用できるんだけど、
実はちょっと指示を追加するだけで
もっと状況に応じたメールを作成してくれるよ。
どんな指示を追加するの?
たとえばロール(役割、立場)の指示を与えてあげるんだ。
あわせて生成指示(プロンプト)のコツの記事も読んでみてね。
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