✔サクッとプロフェッショナルで好印象なメール作成が可能！
✔サクッとビジネスメールに必要な構成や要点を簡単に整理！
✔サクッとメール作成の時間を短縮！
取引先とのメールは、信頼関係を築く上で非常に重要です。
丁寧さや適切な表現を心掛けつつ、相手にとってわかりやすい内容に仕上げることが求められます。
しかし、毎回ゼロから考えるのは手間がかかるもの。
そこで頼れるのがChatGPT！
今回は、BtoB社外向けの取引メールをサクッと作成し、相手に好印象を与えるコツをご紹介します。
これで、効率よく取引を進めつつ、円滑なコミュニケーションが図れますよ♪
社外向け取引メールって、どう書けばいいのか悩むわ。
そんな時はChatGPTに助けてもらおう！
取引メールをサクッと作成する方法を紹介するよ。
ChatGPTが取引メールを作成してくれるの？
さっそく実践してみよう
取引開始の挨拶
新規取引先に対し、取引開始の挨拶を送る場合。
✔取引開始に至った経緯や背景を簡潔に述べる。
✔今後の協力関係に期待する姿勢を伝える。
✔具体的な連絡先や窓口の情報を共有する。
取引開始の挨拶メールを作成してください。
取引背景、協力の期待、連絡先情報を含む内容にしてください。
件名: 取引開始のご挨拶
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]と申します。
このたびは[契約内容や取引内容の簡単な説明、例：「御社との業務提携」や「○○製品のご発注」]につきまして、正式にお取引を開始させていただく運びとなりましたことを、大変うれしく思っております。
取引の背景
今回の取引開始は、[背景や経緯の簡単な説明、例：「貴社の市場でのご実績と弊社の○○分野での専門性を活かし、互いにとって大きな成果を生むパートナーシップを構築するための一環」]でございます。
協力の期待
お取引を通じて、[具体的な期待、例：「貴社のビジネスにより多くの付加価値を提供し、共に成長を実現すること」や「双方にとってメリットのある長期的な関係を築くこと」]を目指してまいります。
何かご要望やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。迅速かつ丁寧に対応させていただきます。
連絡先情報
今後のお取引についてのご連絡は、以下の連絡先にて承ります。
担当者: [あなたの名前]
電話番号: [電話番号]
メールアドレス: [メールアドレス]
その他必要な情報（例：サポート窓口の連絡先や担当部署）もご遠慮なくご連絡ください。
改めまして、貴社とのお取引を心より感謝申し上げますとともに、今後とも末永くよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
注文内容の確認
注文を受けた後、内容の確認を行う場合。
✔注文番号や内容を明記して正確性を確認する。
✔確認が必要な場合の対応を依頼する。
✔次の手続き（納品日程や支払い条件など）を簡単に案内する。
注文内容確認のメールを作成してください。
注文番号、確認依頼、次の手続き案内を含む内容にしてください。
件名: 注文内容のご確認のお願い（注文番号: [注文番号]）
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]と申します。
このたびは、[商品名やサービス名などの簡単な内容]をご注文いただき、誠にありがとうございます。
以下の内容にてご注文を承っておりますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。
注文内容
- 注文番号: [注文番号]
- 商品名/サービス名: [商品名またはサービス名]
- 数量: [数量]
- 金額: [金額]
- 配送先: [配送先の住所または指定場所]
- 希望納期: [希望納期があれば記載]
もし上記の内容に誤りやご変更のご希望がございましたら、[対応期限例: ○月○日まで]にご連絡をいただけますと幸いです。
次の手続き
ご確認いただけましたら、以下の手続きを進めさせていただきます。
- お支払い: [支払い方法と期限の案内]
- 配送: [配送手続きについて簡単に説明]
ご不明点や追加のご要望がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
納品スケジュールの連絡
商品の納品スケジュールを取引先に連絡する場合。
✔納品日や時間、場所を具体的に記載する。
✔受け取りに関する特記事項があれば伝える。
✔納品前に必要な準備や確認事項を明記する。
納品スケジュール連絡のメールを作成してください。
納品日時、場所、必要な確認事項を含む内容にしてください。
件名: 納品スケジュールのご連絡（[案件名や注文番号]）
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
[商品名やサービス名]の納品に関しまして、スケジュールが確定しましたのでご連絡申し上げます。
納品スケジュール
- 納品日時: [納品日時例: 〇月〇日（〇曜日）〇時～〇時]
- 納品場所: [納品場所の住所または指定場所]
必要な確認事項
- 受け取り担当者のご確認: 納品時にお立ち会いいただけるご担当者様をお知らせください。
- 設置・搬入について: 特別な手続きや準備が必要な場合は事前にご教示ください。
- その他: [例: 納品後の検品手順、設置作業の有無など]
納品内容に関してご不明点や変更のご要望がございましたら、[対応期限例: 〇月〇日まで]にご連絡いただけますと幸いです。
引き続き、円滑な対応を心掛けてまいりますので、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
発注書や請求書の送付
発注書または請求書を送付する場合。
✔添付書類の内容（発注書や請求書）を明記する。
✔書類に関する確認や不明点があれば連絡を依頼する。
✔支払い期限や特記事項があれば記載する。
発注書または請求書送付のメールを作成してください。
書類内容、確認依頼、特記事項を含む内容にしてください。
件名: 発注書（または請求書）の送付について
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
このたびは[注文内容やサービス名]に関し、発注書（または請求書）をお送りいたします。以下の内容をご確認いただき、ご確認の上、問題がない場合はご返信いただけますようお願い申し上げます。
【書類内容】
- 発注書（または請求書）番号: [番号]
- 金額: [金額]
- 請求先/納品先: [請求先の情報または納品先の情報]
- 支払い期限: [期限]
- 納期（または支払い方法）: [納期や支払い方法]
【確認依頼事項】
- 書類内の内容に誤りがないかご確認ください。
- 特にご注意いただきたい事項や変更がある場合は、[期限例: 〇月〇日]までにご連絡ください。
【特記事項】
- 本書類に関して、[例: 支払い方法、納品方法、振込先など]に関する詳細を再確認していただけますようお願い申し上げます。
- ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
受注報告の連絡
受注した案件について取引先に報告する場合。
✔受注内容や案件名を明確に記載する。
✔次のステップや進行状況について簡潔に説明する。
✔質問や要望に対応できる窓口を案内する。
受注報告のメールを作成してください。
案件名、進行状況、窓口案内を含む内容にしてください。
件名: 受注報告のご連絡（案件名：〇〇）
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
この度、下記の案件について受注が確定しましたのでご報告申し上げます。
【案件名】
- 案件名: [案件名]
【進行状況】
- 現在、[案件名]は[進行状況例: 設計段階、準備段階、納品待ち等]です。
- 今後の予定としては、[次のステップや予定日時]を予定しています。
【窓口案内】
- 本案件の担当窓口は[担当者名]です。
- ご質問や詳細な情報が必要な場合は、[担当者名]（メールアドレス：[担当者のメールアドレス]）までご連絡いただけますようお願い申し上げます。
引き続き、迅速かつ円滑に進行できるよう努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
取引条件の変更連絡
取引条件に変更が生じた場合の連絡を送る場合。
✔変更内容を具体的に明記する。
✔変更の背景や理由を簡潔に説明する。
✔変更後の対応や確認事項を依頼する。
取引条件変更連絡のメールを作成してください。
変更内容、理由、対応依頼を含む内容にしてください。
件名: 取引条件変更のご案内
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
日頃より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、[変更の発効日]より、以下の通り取引条件を変更させていただくこととなりましたので、ご案内申し上げます。
【変更内容】
- 変更前: [現在の条件]
- 変更後: [新しい条件]
【変更理由】
- [変更理由を簡潔に説明。例: 業界の変動に伴い、コストの見直しが必要となったため]
【対応依頼】
- 変更内容についてご確認いただき、[対応方法や期日]までにご返答をお願い申し上げます。
- もしご不明点等がございましたら、[担当者名]（[担当者の連絡先]）までご連絡いただければと思います。
お手数をおかけしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
納期変更や遅延のお詫び
納期に変更が生じた場合や遅延が発生した場合のお詫びメールを送る場合。
✔遅延や変更の具体的な理由を明記する。
✔改めて提示する新しい納期を具体的に記載する。
✔取引先の不安を軽減するフォロー対応を提案する。
納期変更や遅延のお詫びメールを作成してください。
理由、新しい納期、フォロー内容を含む内容にしてください。
件名: 納期変更のお詫びと新しい納期のご案内
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
この度は、[ご注文いただいた製品・サービス名]の納期に関し、遅延が発生することとなり、誠に申し訳ございません。
【遅延理由】
- [遅延の理由を具体的に記載。例: 生産ラインのトラブルや配送の遅れ、予期しない物流問題など]
【新しい納期】
- 新しい納期は[新しい納期]を予定しております。
- これにより、納品日が[変更前の納期]から遅れることになりますことをお詫び申し上げます。
【フォロー内容】
- 納品前に進捗状況を随時ご報告させていただきます。
- もしご不便をおかけしている場合は、[代替案や補償内容]を提案させていただく準備がございますので、ご相談いただければと思います。
お客様には多大なるご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。引き続き状況の改善に努め、納期を守れるよう最善を尽くしますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
取引完了の報告
取引が無事に完了したことを報告する場合。
✔取引内容や完了した成果を簡潔に述べる。
✔取引完了に対する感謝の意を伝える。
✔今後の取引や改善点について簡単に触れる。
取引完了報告のメールを作成してください。
内容、感謝の意、次のステップを含む内容にしてください。
件名: 取引完了のご報告と今後のステップについて
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
この度は、[取引内容]に関する取引が無事に完了しましたことをご報告申し上げます。
【取引内容】
- [取引内容の簡潔な説明。例: 製品の納品、サービスの提供、契約の締結など]
本取引が無事に完了できたことは、ひとえに[相手の名前]様のご協力のおかげであり、心より感謝申し上げます。
【次のステップ】
今後のステップとして、[次のステップ内容。例: アフターサポートの開始、新たな提案の準備、契約更新の手続きなど]を進めさせていただきます。
もし追加のご質問やご要望がございましたら、いつでもご連絡いただければと思います。
引き続き、ご満足いただけるサービスを提供できるよう努めてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
取引後のアフターフォロー
取引後、取引先にアフターフォローとして追加サービスやサポートを提案する場合。
✔取引のフォローアップとしてどのような支援を行うか明記する。
✔追加提案やサポート内容を簡潔に伝える。
✔今後の連絡先や対応窓口を案内する。
取引後のアフターフォローメールを作成してください。
フォロー内容、追加提案、窓口案内を含む内容にしてください。
件名: 取引後のフォローアップと今後のご提案について
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、[取引内容]に関してのご協力、誠にありがとうございました。無事に取引が完了し、改めて感謝申し上げます。
【アフターフォロー内容】
お手元の商品やサービスについて、何かご不明点やご不便な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
また、[具体的なフォロー内容。例: 使用方法に関するサポート、トラブルシューティング、進捗確認など]についても引き続きサポートさせていただきます。
【追加提案】
さらに、[相手のニーズに基づく追加提案。例: 新たな製品やサービスのご提案、改善策の提供など]をさせていただければと考えております。
[具体的な提案内容とそのメリット。例: 新製品が業務効率を改善する、さらなるサービスの導入で生産性向上など]
【窓口案内】
何かご質問や追加のご要望がございましたら、[担当者名またはチーム名]がサポートさせていただきますので、どうぞご連絡ください。
- 連絡先: [担当者名]
- 電話番号: [担当者の電話番号]
- メールアドレス: [担当者のメールアドレス]
今後とも、より良いサービスをご提供できるよう努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
長期的な取引契約の提案
現行の契約を長期的な取引契約に変更する提案を行う場合。
✔長期契約によるメリットを具体的に説明する。
✔提案する条件やスケジュールを明確に記載する。
✔質問や意見を伺うための対応窓口を案内する。
長期的な取引契約の提案メールを作成してください。
メリット、条件、窓口案内を含む内容にしてください。
件名: 長期的な取引契約のご提案
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
これまでのご取引に深く感謝申し上げます。貴社との協力関係をさらに強化し、より良い結果を生み出すために、長期的な取引契約を提案させていただきたくご連絡いたしました。
【長期契約のメリット】
長期契約を締結いただくことで、以下のようなメリットをご享受いただけます：
- 価格の優遇: 長期契約により、安定した価格での提供が可能となり、コスト削減を実現できます。
- 優先的なサポート: 常に最優先でサポートを提供させていただき、迅速な対応をお約束します。
- 特別なサービス: 契約期間中、追加のサービスや特典をご提供できる場合があります。
【提案する契約条件】
- 契約期間: [提案する契約期間]
- 契約内容: [具体的な取引内容]
- 契約金額/支払い条件: [金額や支払いの詳細]
- 更新条件: [契約更新に関する条件や手続き]
【窓口案内】
長期契約に関する詳細についてご質問がございましたら、以下の窓口までご連絡いただけますようお願い申し上げます。
- 担当者名: [担当者名]
- 電話番号: [担当者の電話番号]
- メールアドレス: [担当者のメールアドレス]
この契約によって、今後さらにスムーズな取引と互いのビジネス成長が促進されると確信しています。ぜひご検討いただき、詳細なご相談をさせていただければと思います。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
取引終了の通知
契約満了や事業方針変更に伴い、取引を終了する旨を通知する場合。
✔取引終了の理由を簡潔かつ誠実に伝える。
✔今までの取引に対する感謝の意を示す。
✔今後の対応（終了時期、手続き）を明確に伝える。
取引終了通知メールを作成してください。
終了理由、感謝の意、手続きを含む内容にしてください。
件名: 取引終了のご通知
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
まず初めに、長きにわたるお取引を賜り、心より感謝申し上げます。
この度、[取引終了の理由]により、[取引終了の日時]をもちまして、弊社との取引を終了させていただくこととなりました。
【終了理由】
[取引終了の具体的な理由（例：契約期間満了、取引内容の変更、業務の方針変更など）]
【今後の手続き】
- 現在進行中の取引については、[具体的な手続きや期限]をもって完了となります。
- 未払金や未納品がある場合は、[支払い方法、納品手順]についてご確認ください。
- 必要書類などがあれば、[担当者名・連絡先]までご連絡ください。
お取引が終了することは大変残念ではありますが、これまでのご支援とご協力に深く感謝申し上げます。今後も[相手の会社名]様のご発展をお祈り申し上げます。
引き続き、何かご質問等がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
取引先変更の案内
担当者や取引先が変更になる際、取引先に案内する場合。
✔変更の内容（担当者や取引先名）を具体的に記載する。
✔変更理由や背景を簡潔に説明する。
✔新しい取引先や担当者への連絡方法を案内する。
取引先変更の案内メールを作成してください。
変更内容、理由、新しい連絡先を含む内容にしてください。
件名: 取引先変更のご案内
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
突然のお知らせとなりますが、[取引先変更の理由]により、今後の取引先が変更となりますことをご案内申し上げます。
以下、変更の詳細についてご確認ください。
【変更内容】
- これまで担当していた[旧取引先会社名]から、今後は[新取引先会社名]が担当いたします。
- 取引内容や条件については、[変更があればその内容を記載]
【変更理由】
[変更理由を簡潔に記載（例：業務の効率化のため、会社方針の変更に伴う最適化等）]
【新しい連絡先】
- 担当者名：[新担当者名]
- 会社名：[新取引先会社名]
- 電話番号：[新しい電話番号]
- メールアドレス：[新しいメールアドレス]
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。何かご不明点等がございましたら、新しい担当者までご連絡いただければ幸いです。
引き続き、[あなたの会社名]をどうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
特別キャンペーンや新商品の提案
新商品やキャンペーン情報を取引先に提案する場合。
✔キャンペーンや新商品の詳細を具体的に伝える。
✔取引先にとってのメリット（コスト削減、効率化など）を強調する。
✔期限や問い合わせ先を明確にする。
特別キャンペーンや新商品の提案メールを作成してください。
詳細情報、メリット、問い合わせ先を含む内容にしてください。
件名: 【特別キャンペーン】新商品Xのご紹介とお得な特典のご案内
[お客様の名前]様
お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
この度、[新商品X]の発売を記念して、特別キャンペーンを実施することとなりましたので、ご案内させていただきます。
【新商品Xの詳細】
[新商品X]は、[商品の特長や魅力を簡潔に記載]です。これにより、[お客様にとってのメリットや解決できる課題]が期待できます。
特に[具体的な特徴や用途]に注力しており、[業界や使用シーン]で大きな効果を発揮します。
【キャンペーン内容】
- キャンペーン期間： [開始日]～[終了日]
- 特典内容：
- [特典内容1（例：10%オフ）]
- [特典内容2（例：初回購入特典として無料の追加オプション提供）]
- 対象商品： [対象商品名またはカテゴリー]
【キャンペーンのメリット】
- [お客様にとって具体的なメリット1（例：コスト削減）]
- [お客様にとって具体的なメリット2（例：効率化）]
- [お客様にとって具体的なメリット3（例：品質向上）]
【お問い合わせ先】
ご不明点やさらに詳細な情報が必要な場合は、お気軽に以下の連絡先までお問い合わせください。
- 電話番号：[電話番号]
- メールアドレス：[メールアドレス]
この機会にぜひ、[新商品X]をお試しいただき、お得なキャンペーンをご活用ください。
お客様にとって価値ある商品とサービスを提供できることを楽しみにしております。
今後とも、[あなたの会社名]をよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
取引先からのクレーム対応
商品やサービスに対するクレームを受け、迅速に対応する場合。
✔クレームに対する謝罪を最初に述べる。
✔問題の原因や現在の進捗状況を説明する。
✔今後の対応方針や解決策を提案する。
取引先からのクレーム対応メールを作成してください。
謝罪、問題説明、解決策を含む内容にしてください。
件名: 【お詫びと対応について】[クレーム内容]に関するご対応のご報告
[取引先様の名前] 様
平素よりお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
この度は、[クレーム内容]についてご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございませんでした。心よりお詫び申し上げます。
【問題についてのご説明】
ご指摘いただいた問題について、確認したところ[問題の詳細な説明]が原因であることが判明いたしました。
[問題の原因や背景]についても把握しており、再発防止に向けた対策を進めております。
【解決策と今後の対応】
問題解決に向けて、以下の対応をさせていただきます。
- [解決策1]（例：即日修正対応、交換手配など）
- [解決策2]（例：再発防止策、品質管理強化など）
また、[具体的な改善点や進捗状況]についても随時ご報告させていただきます。
【今後の対応とフォローアップ】
今後同様の問題が発生しないよう、社内での確認体制を強化し、さらなる品質向上を図ってまいります。
万が一、他にもご不明点やご不便がございましたら、どうぞご遠慮無くお知らせください。
改めて、この度はご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げますと共に、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
支払い条件の交渉
支払い条件（期日や金額など）の変更を提案する場合。
✔現在の条件を簡単に振り返る。
✔変更を提案する理由と具体的な新条件を提示する。
✔相手の意見や調整の余地を伺う姿勢を示す。
支払い条件の交渉メールを作成してください。
現在の条件、新条件、調整の余地を含む内容にしてください。
件名: 支払い条件の見直しについてのお願い
[取引先様の名前] 様
平素より大変お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
現在、貴社と締結している支払い条件について、少し調整をお願いしたい点がございます。
以下の通り、現在の支払い条件と新しい提案内容についてご確認いただけますでしょうか。
【現在の支払い条件】
- 支払い期日: [現在の支払い期日]
- 支払い方法: [現在の支払い方法]
- 支払い金額: [現在の支払い金額]
【新たな提案条件】
- 支払い期日: [新しい支払い期日]（例：30日後 → 45日後）
- 支払い方法: [新しい支払い方法]（例：銀行振込 → クレジットカード）
- 支払い金額: [新しい支払い金額]（※必要な場合、金額を変更）
この変更の背景としては、[貴社の支払いサイクルに合わせたい/財務状況を改善したいなどの理由]です。
貴社のご負担を最小限に抑え、今後も円滑な取引を継続できるよう、支払い条件の調整をお願い申し上げます。
もしこの提案に関して調整の余地があれば、柔軟に対応させていただきますので、ご都合の良いタイミングでお知らせいただけますと幸いです。
何卒、前向きなご検討をお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
状況を具体的に指示すると、
それに応じてメールを作成してくれるよ。
あわせて読みたい
ChatGPTのおかげで
社外向けの取引メールがサクサク作れたわ！
にゃー。それはよかった。
このサイトではもっと便利なChatGPT活用方法や
プロンプトを紹介しているよ。
あわせて読んでみてね！
- 文系OL
- SE猫
