✔サクッと業務のスピードアップと生産性向上！
✔サクッと手間をかけずにプロフェッショナルなメール！
✔サクッとより円滑なコミュニケーションを促進！
契約に関するメールは、内容の正確さや丁寧さが求められるため、慎重に作成する必要があります。
でも、契約書類の送付や条件確認、締結手続きなど、文章を整えるのに時間がかかることもありますよね。
そんなときに活躍するのがChatGPT！
今回は、BtoB社外向けの契約関連メールをサクッと作成するコツをご紹介します。
これで、迅速かつ丁寧に契約プロセスを進め、スムーズな取引をサポートできますよ♪
社外向け契約メールって、どう書けばいいのか悩むわ。
そんな時はChatGPTに助けてもらおう！
契約メールをサクッと作成する方法を紹介するよ。
ChatGPTが契約メールを作成してくれるの？
さっそく実践してみよう
契約書の締結依頼
新規または更新された契約書の締結を依頼する場合。
✔契約の内容や背景を簡潔に説明する。
✔締結を希望する締切日や方法を明記する。
✔署名・捺印後の返送手順を案内する。
契約書の締結依頼メールを作成してください。
契約内容、締切日、返送方法を含む内容にしてください。
件名: 契約書締結のご依頼
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
このたびは[契約の目的や背景]についてご検討いただき、誠にありがとうございます。
正式な契約締結に向け、以下の通りご案内申し上げます。
契約内容の概要
- 契約名: [契約の名称]
- 契約の内容: [契約の主要なポイントや概要（例：サービスの提供内容、金額、期間など）]
- 締結期限: [締切日（例：〇年〇月〇日）]
詳細は添付の契約書をご確認ください。[契約書のタイトル]という名前で添付しております。
ご対応のお願い
- 添付の契約書をご確認いただき、内容にご同意いただける場合はご署名・ご捺印をお願いいたします。
- 締結済みの契約書を以下のいずれかの方法でご返送ください。
- 電子メール: スキャンデータを添付して[メールアドレス]宛にお送りください。
- 郵送: 下記の住所宛にご送付ください。
[郵送先住所]
締切日と次のステップ
ご返送の締切日は[締切日]とさせていただいております。
ご不明点や修正のご希望がございましたら、事前にご連絡いただければ幸いです。調整が必要な場合、柔軟に対応させていただきます。
何かご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約条件の確認
既存の契約条件について確認が必要な場合。
✔確認したい具体的な条件（条項番号など）を明記する。
✔契約内容に関する背景や理由を簡潔に述べる。
✔迅速な回答をお願いし、必要に応じて返信期限を設定す
契約条件の確認メールを作成してください。
確認内容や返信期限を明記してください。
件名: 契約条件に関するご確認のお願い
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
このたびは、[契約の目的や案件名]についてご協力いただき、誠にありがとうございます。
現在、契約締結に向けた条件を確認させていただきたく、以下についてご確認をお願い申し上げます。
ご確認いただきたい内容
- 契約内容: [契約の主な内容や概要]
- 料金・支払い条件: [料金、支払い方法、支払い期日など]
- 契約期間: [開始日と終了日、もしくは継続条件]
- その他特記事項: [特別条件や相手に確認してほしい事項]
ご対応のお願い
- 上記内容をご確認のうえ、ご同意いただける場合は、その旨をご返信いただけますと幸いです。
- 修正やご要望がある場合は、具体的な内容をご連絡ください。
返信期限
お手数をおかけしますが、[返信期限（例: 〇年〇月〇日まで）]までにご回答をいただけますようお願い申し上げます。
何かご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
柔軟に対応させていただきますので、何なりとご相談ください。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約更新の案内
契約期間が終了するため、更新の案内を送る場合。
✔契約の終了日と更新の必要性を明確に記載する。
✔更新手続きの具体的な流れを案内する。
✔更新に伴う条件変更がある場合は、それを明記する。
契約更新の案内メールを作成してください。
更新の必要性、手続き、条件変更を含む内容にしてください。
件名: 契約更新のご案内とお手続きのお願い
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
このたび、[現在の契約内容（例: 「〇〇サービス」）]の契約期間が[契約終了日（例: 〇年〇月〇日）]に満了となりますため、更新手続きに関するご案内をさせていただきます。
更新の必要性について
[契約の目的や成果]を引き続きご提供するため、契約を更新していただく必要がございます。契約更新により、[例: 安定したサービス提供やサポート継続]をお約束いたします。
契約更新手続き
- 更新内容の確認: 添付資料にて、契約内容をご確認ください。
- 手続き期限: [更新手続きの締切（例: 〇年〇月〇日）]までにご返信をお願い申し上げます。
- 返信方法: このメールへの返信、または[指定の方法（例: 専用フォームのリンクや担当者の連絡先）]にてご対応ください。
契約条件の変更について
今回の更新に際し、以下の条件を変更させていただく予定です。
- [例: 料金改定、新しいプランの追加、契約期間の変更]
詳細は添付の[資料名（例: 「契約条件変更のご案内」）]をご参照ください。
ご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。引き続き、[貴社名]のお役に立てるよう尽力してまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約書の送付
契約書を取引先に送付する場合。
✔契約書の内容や目的を簡潔に説明する。
✔添付した書類の確認を依頼する。
✔必要な手続きや返信期限を案内する。
契約書送付のメールを作成してください。
契約書の目的、確認依頼、返信期限を含む内容にしてください。
件名: 契約書送付のご案内と確認のお願い
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
このたび、[契約書の目的（例: 「〇〇業務委託契約」）]に関する契約書を添付いたしましたので、ご確認いただきたくご連絡いたします。
契約書の目的
本契約書は、[具体的な目的や背景（例: 貴社との〇〇業務における責任範囲や条件を明確にするため）]作成したものです。契約内容にご同意いただける場合、双方の合意に基づき締結を進めさせていただきます。
ご確認いただきたい内容
- 契約条件（例: 業務内容、料金、期間、その他特記事項）
- 契約書全体の記載内容に誤りや追加のご要望がないか
ご対応期限
ご多忙のところ恐縮ですが、[返信期限（例: 〇年〇月〇日）]までにご確認の上、ご返信をお願い申し上げます。
返信方法
- 契約内容に問題がない場合: 本メールへの返信でお知らせいただけますと幸いです。
- 修正やご質問がある場合: 修正箇所やご意見を記載のうえ、お送りください。
本件についてご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。迅速に対応させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約書の修正依頼
契約書の条項や条件に修正を求める場合。
✔修正を希望する具体的な箇所（条項番号や内容）を明記する。
✔修正理由を簡潔に説明する。
✔修正版の作成または再確認を依頼する。
契約書修正依頼のメールを作成してください。
修正箇所と理由を具体的に記載してください。
件名: 契約書修正のお願い
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
先日ご送付いただきました契約書（[契約書名]）について、拝読させていただきました。
その中でいくつかの修正をお願いしたい箇所がございましたので、以下の通りご連絡申し上げます。
修正箇所および理由
- [修正箇所: 条文番号やページ]
修正前: [現状の文言や条項内容]
修正後のご提案: [具体的な修正案]
理由: [具体的な理由（例: 弊社の業務内容に合致させるため、解釈の明確化のためなど）] - [修正箇所: 条文番号やページ]
修正前: [現状の文言や条項内容]
修正後のご提案: [具体的な修正案]
理由: [具体的な理由（例: 契約条件との整合性を保つため、〇〇規定に基づき変更を希望するためなど）]
（必要に応じて修正箇所を追加）
ご対応のお願い
上記修正内容についてご確認のうえ、修正案をご検討いただけますと幸いです。
ご不明な点や追加のご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
返信期限のお願い
恐れ入りますが、[希望する期限（例: 〇年〇月〇日）]までにご返信をいただけますと幸いです。
本件につきましてお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約解除の通知
契約の解除を取引先に通知する場合。
✔契約解除の理由を簡潔かつ明確に説明する。
✔契約終了日とその後の手続きを案内する。
✔これまでの協力に対する感謝を示す。
契約解除の通知メールを作成してください。
解除理由、終了日、手続きを含む内容にしてください。
件名: 契約解除に関するご通知
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
この度、[契約書名または契約内容]に基づき、[契約解除の理由]により、[契約名]を解除させていただきたくご連絡申し上げます。
以下に契約解除の詳細を記載いたします。
契約解除の理由
[具体的な理由を簡潔に記載: 例 – 「サービス提供の終了」「契約条件変更への対応が困難」「業務方針の見直し」など]
契約終了日
契約は[具体的な終了日（例: 〇年〇月〇日）]をもって終了とさせていただきます。
終了日は、[契約書の該当条項（例: 第〇条）]に基づき、[通知日から〇日後/契約期間満了日]となります。
今後の手続き
以下の手続きを進めさせていただきます。
- [具体的な手続き: 例 – 「未払金の精算」「返却が必要な資産の回収」「サービス提供の停止」など]
- [具体的な手続き: 例 – 「最終報告書の提出」「システムデータのバックアップと引き渡し」など]
その他ご質問やご要望がございましたら、[あなたの連絡先]までお気軽にお問い合わせください。
本件についてご不明点がありましたら、[希望する対応期限（例: 〇年〇月〇日）]までにご連絡いただけますと幸いです。
長らくのご協力に心より感謝申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
秘密保持契約（NDA）の締結依頼
新しい取引やプロジェクトの開始前にNDAの締結を依頼する場合。
✔NDA締結の必要性や背景を簡潔に説明する。
✔NDAの添付を明記し、確認・署名を依頼する。
✔締結後の手続きについて案内する。
秘密保持契約（NDA）締結依頼のメールを作成してください。
必要性、署名依頼、締結後の手続きを含む内容にしてください。
件名: 秘密保持契約（NDA）締結のお願い
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
この度、[具体的な契約内容や共同作業内容]に関連して、機密情報の取り扱いに関する秘密保持契約（NDA）の締結をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
本契約は、[機密情報の範囲、契約の目的や必要性に簡単に言及]を目的としております。
契約を締結することで、情報の保護に対する双方の責任と義務を明確にし、今後の円滑な進行を確保することができます。
署名依頼
添付いたしました秘密保持契約書をご確認いただき、内容に問題がなければご署名の上、ご返送いただけますようお願い申し上げます。
もしご不明点があれば、お手数ですがご遠慮無くご質問ください。
締結後の手続き
契約書への署名後、こちらで確認し、締結完了のご連絡をさせていただきます。
その後、[契約に基づく次のステップ（例：情報の提供開始、共同作業開始など）]を進めさせていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、[締め切り日（例：〇月〇日までにご署名ください）]までにご対応いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
覚書や付随契約の確認・締結依頼
主契約に基づく覚書や付随契約の締結を依頼する場合。
✔覚書や付随契約の目的や内容を簡潔に説明する。
✔添付資料を明記し、内容確認と署名を依頼する。
✔締結期限や次の手順を案内する。
覚書や付随契約の締結依頼メールを作成してください。
目的、確認依頼、次の手順を含む内容にしてください。
件名: 覚書（または付随契約）締結のお願い
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
この度、[契約の目的（例：プロジェクトの実施、業務提携、共同開発など）]に関する覚書（または付随契約）の締結をお願いしたく、ご連絡申し上げます。
本契約は、[契約の目的や理由を簡潔に説明（例：双方の権利・義務を明確化するため、協力体制を確立するため、進行中のプロジェクトの法的基盤を整えるためなど）]を目的としており、今後の円滑な業務進行を保証するために必要です。
確認依頼
添付の覚書（または付随契約書）をご確認いただき、内容に問題がなければ、ご署名の上、[指定の方法（例：返信用メールで送信、オンライン署名、郵送など）]にてご返送いただけますようお願い申し上げます。
もし内容についてご不明点やご質問があれば、お手数ですがご遠慮なくお知らせください。
次の手順
契約書にご署名いただいた後、[具体的な次のステップ（例：契約締結後にプロジェクト開始、業務の詳細調整、追加の情報提供など）]に進めさせていただきます。
お手数をおかけしますが、[返信期限（例：〇月〇日までにご確認ください）]までにご確認・ご署名をお願いいたします。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約不履行に関する通知
契約不履行が発生し、その是正を求める場合。
✔不履行の内容（具体的な契約条項や事例）を明確に説明する。
✔是正を求める期限や期待される対応を記載する。
✔次のステップ（例：法的措置の可能性など）について案内する。
契約不履行通知のメールを作成してください。
不履行内容、是正期限、対応案内を含む内容にしてください。
件名: 契約不履行に関する通知
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
この度、[契約番号または契約名称]に基づく契約において、以下の内容が履行されていないことが確認されました。
不履行内容
[具体的な不履行内容（例：納期遅延、支払い未完了、サービス提供の不履行、品質基準の未達成など）]
是正期限
上記の不履行に関しまして、[是正期限（例：〇月〇日までに是正をお願い申し上げます）]までに適切な対応を取っていただきますようお願いいたします。
対応案内
是正措置を講じていただけない場合、契約書に基づき、[契約解除、損害賠償の請求、法的措置を取る等の対応を予定しています]ことをお知らせいたします。
是正が完了次第、[確認方法（例：書面での報告、担当者との確認など）]にてご連絡いただけますようお願い申し上げます。
本件について、ご不明点や質問等があれば、どうぞご遠慮なくご連絡ください。
迅速な対応をよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
契約完了の確認
契約が履行され完了したことを確認する場合。
✔契約内容が履行されたことを明確に確認する。
✔契約完了に伴う感謝の意を述べる。
✔今後の取引や関係について簡単に触れる。
契約完了確認のメールを作成してください。
履行確認、感謝の意、今後の取引について簡単に記載してください。
件名: 契約完了のご確認と御礼
[相手の名前]様
お世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
このたびは、[契約名称または契約番号]に関するお取引が無事完了しましたことをご報告申し上げます。
履行内容の確認
今回の契約に基づく以下の内容について、履行が適切に行われたことを確認しております。
- [履行内容の詳細を簡単に記載（例：納品完了、サービス提供完了、支払い完了など）]
なお、追加の確認事項やご質問等がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
感謝の意
本契約を通じて、貴社の迅速かつ誠実なご対応に深く感謝申し上げます。貴社のご協力により、円滑な契約完了が実現いたしました。
今後の取引について
また、今後の貴社とのお取引においても引き続き良好な関係を築いていけますことを、心より願っております。新たなご提案やご相談がありましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
保証契約やメンテナンス契約の案内
製品の購入後、保証契約や定期的なメンテナンス契約を案内する場合。
✔契約の目的や提供する具体的なサービス内容（例：保証期間やサポート内容）を明確にする。
✔契約によるメリット（例：リスク軽減や費用削減）を具体的に伝える。
✔契約締結までの手続きや問い合わせ窓口を案内する。
保証契約やメンテナンス契約の案内メールを作成してください。
契約内容、メリット、締結手続きの案内を含む内容にしてください。
件名: 保証契約・メンテナンス契約のご案内
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
このたび、弊社ではお客様により安心して製品やサービスをご利用いただけるよう、[保証契約またはメンテナンス契約]をご案内させていただきます。
契約内容の概要
本契約は、以下の内容を含みます：
- 保証契約：製品に関する不具合の修理・交換を迅速に行います。
- メンテナンス契約：定期的な点検やアップデートを実施し、最適な状態を維持します。
- サポートサービス：専門の技術スタッフによる24時間対応のサポート窓口をご利用いただけます。
メリット
- コスト削減：不測の事態に備えることで、予期せぬ修理費用やダウンタイムを最小限に抑えられます。
- 製品寿命の延長：定期的なメンテナンスにより、製品の寿命を最大化します。
- 安心感：万が一のトラブルにも迅速に対応できる体制を整えています。
契約締結手続き
- お申し込み：本メールにご返信いただくか、弊社の契約申込書をご記入ください。
- ご確認：契約書の内容をご確認いただき、署名をお願いします。
- 契約開始：お手続き完了後、契約内容を記載した確認書をお送りします。
ご不明点がございましたら、詳細資料や説明を個別にご提供させていただきますので、お気軽にお申し付けください。
[相手の名前]様がより快適に製品・サービスをご利用いただけますよう、全力でサポートいたします。
ご検討いただけますと幸いです。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
短期契約から長期契約への移行提案
現在短期契約を結んでいる取引先に、長期契約へ移行するメリットを提案する場合。
✔長期契約への移行理由（例：コスト削減、安定供給の確保）を具体的に説明する。
✔長期契約に伴う新たな条件や特典（例：割引、追加サービス）を明確に提示する。
✔検討期間や次のステップ（例：打ち合わせ日程の提案）を案内する。
短期契約から長期契約への移行提案メールを作成してください。
移行理由、特典、検討期間を含む内容にしてください。
件名: 長期契約への移行のご提案
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[あなたの会社名]の[役職]を務めております。
現在ご利用いただいております[サービス名または製品名]に関しまして、さらに効果的かつ安定したご利用をいただくため、短期契約から長期契約への移行をご提案させていただきます。
移行の理由
長期契約へ移行いただくことで、以下のような利点がございます：
- コストの削減：契約期間を延長することで、月々の利用料金やトータルコストが抑えられます。
- 安定したサポート：長期契約のお客様専用の優先サポート体制をご利用いただけます。
- 機能やサービスの拡充：契約期間に応じた追加サービスや機能をご提供いたします。
特典のご案内
長期契約にご移行いただいた場合、以下の特典をご用意しております：
- 初年度料金の[割引率]%割引
- 特別オプションサービスの無償提供
- 契約期間中の無償アップグレード対応
検討期間と次のステップ
本提案について、**[検討期限: 日付]**までにご検討いただければ、特典を含む移行プランをご利用いただけます。
ご興味をお持ちいただける場合は、詳細な条件やご不明点についてお打ち合わせの機会をいただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
[相手の名前]様がより安心して弊社のサービスをご利用いただけますよう、引き続き最善を尽くしてまいります。
何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
[会社名]
[部署名]
[電話番号] / [メールアドレス]
状況を具体的に指示すると、
それに応じてメールを作成してくれるよ。
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