✔サクッとスムーズなフォローアップで信頼感アップ！
✔サクッとメールのトーンや内容を調整して柔軟に対応！
✔サクッと時間を節約しながら内容を明確に伝える！
タスクの進捗確認や会議後のフォローアップメール、きちんと送れていますか？
丁寧でわかりやすいフォローアップは信頼関係を築くうえで重要ですが、
何を書けばいいか迷うこともありますよね。
そこで活躍するのがChatGPT！
今回は、フォローアップメールをサクッと効率的に作成するコツをご紹介します。
これで、必要な情報を適切に伝えながら、手間をぐっと減らすことができますよ♪
社内向けのフォローアップメールって、どう書けばいいのか悩むわ。
そんな時はChatGPTに助けてもらおう！
フォローアップメールをサクッと作成する方法を紹介するよ。
ChatGPTがフォローアップメールを作成してくれるの？
さっそく実践してみよう
会議やミーティング後のフォローアップ
会議で決定した内容やアクションプランを参加者に共有し、次のステップを明確にする場合。
✔会議の目的や議題の概要を簡潔にまとめる。
✔決定事項やアクションアイテムを明記し、担当者と期限を明確にする。
✔今後の予定や必要な準備事項も記載する。
会議後のフォローアップメールを作成してください。
決定事項、担当者、期限を整理し、感謝の一言を加えてください。
件名：【フォローアップ】〇〇会議の決定事項について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日の〇〇会議にご参加いただき、ありがとうございました。会議での決定事項について、以下の通り整理しましたのでご確認ください。
■決定事項
- 〇〇タスクの進行
- 担当者：〇〇さん
- 期限：〇月〇日（〇曜日）まで
- 〇〇プロジェクトの調整
- 担当者：〇〇さん
- 期限：〇月〇日（〇曜日）まで
- 〇〇資料の作成
- 担当者：〇〇さん
- 期限：〇月〇日（〇曜日）まで
■次のステップ
- 〇〇さんが担当するタスクについては、進捗状況を〇月〇日（〇曜日）までにご報告いただけると助かります。
- 次回のミーティングは〇月〇日（〇曜日）を予定していますので、その際に進捗を確認させていただきます。
今回の会議でお話しした内容を基に、引き続きお互いに協力して進めていければと思います。お忙しい中ご対応いただきありがとうございます。
もし、追加で確認したい点や質問がありましたら、遠慮なくご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
依頼したタスクの進捗確認や結果報告の依頼
タスクを依頼した相手に、進捗状況や結果報告を依頼する場合。
✔依頼内容を明確に振り返り、進捗確認の目的を伝える。
✔報告してほしい内容や形式、期限を具体的に記載する。
✔相手の状況や負担を気遣う一言を加えると丁寧。
依頼したタスクの進捗確認メールを作成してください。
目的や報告方法を明確にし、期限を伝えるようにしてください。
件名：【進捗確認】〇〇タスクの進捗状況について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
以前お願いした〇〇タスクについて、進捗状況を確認させていただきたくご連絡差し上げました。
進捗状況を以下の内容に沿って、〇月〇日（〇曜日）までにご報告いただけますでしょうか。
■進捗確認の目的
- 〇〇タスクが順調に進んでいるか確認し、次のステップに進むための準備を整えるためです。
■報告内容
- 現在の進捗状況：
- 現在までの作業内容や達成したステップを簡潔にお知らせください。
- 課題や懸念点（あれば）：
- 進行中に問題が発生している場合は、その内容と解決に向けた提案を教えてください。
- 次のアクション：
- 今後の対応計画や予定を教えてください。
■報告期限
- 報告期限：〇月〇日（〇曜日）〇〇時まで
もし進捗に遅れが生じている場合や、サポートが必要な場合は、早めにお知らせいただけると幸いです。
引き続きご協力よろしくお願いいたします。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇部 〇〇（名前）
提出物や資料のリマインダー
締切が近づいている提出物や資料について、リマインダーとして通知する場合。
✔提出物の内容や締切日時を明確に記載する。
✔提出の重要性や目的を簡潔に伝える。
✔提出方法や連絡先を再確認するよう促す。
提出物のリマインドメールを作成してください。
提出期限や必要な内容、方法を丁寧に伝える文章にしてください。
件名：【リマインド】〇〇の提出について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
以前お願いしておりました〇〇（例：レポート、資料、データ）の提出について、期限が迫っておりますので、リマインドさせていただきます。
■提出物の内容
- 提出物：〇〇（例：月次レポート、〇〇プロジェクトの進捗資料）
- 必要な内容：〇〇（例：最新のデータ、進捗状況、分析結果など）
■提出方法
- 提出方法：〇〇（例：メール添付、クラウドストレージのアップロード、専用フォームへの入力）
■提出期限
- 提出期限：〇月〇日（〇曜日）〇〇時まで
期限内に提出いただけるようご確認のほど、よろしくお願いいたします。もし提出に関して不明点や遅れが生じている場合は、早めにお知らせいただけますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
プロジェクトの進捗報告や確認
進行中のプロジェクトについて進捗を報告し、関係者に状況を共有する場合。
✔プロジェクトの進捗状況や成果を簡潔にまとめる。
✔課題や次のステップ、必要なサポートがあれば記載する。
✔関係者への感謝と今後の協力依頼を加える。
プロジェクトの進捗報告メールを作成してください。
進捗状況、課題、次のステップを簡潔に伝え、協力をお願いする内容にしてください。
件名：【進捗報告】〇〇プロジェクトの現状について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
現在進行中の〇〇プロジェクトについて、進捗状況を以下の通りご報告させていただきます。
■進捗状況
- 現在の進捗：〇〇（例：スケジュール通り、〇〇フェーズが完了）
- 達成したタスク：〇〇（例：データ収集、システム設計完了）
■課題
- 現在の課題：〇〇（例：〇〇部分での遅れ、リソースの不足）
- 対応策：〇〇（例：〇〇さんにリソース追加を依頼、調整中）
■次のステップ
- 次のアクション：〇〇（例：テスト実施、〇月〇日までに調整完了予定）
プロジェクトが順調に進むよう、引き続きご協力いただけますようお願い申し上げます。もし追加でサポートが必要な場合や、課題解決に向けてのアドバイスがありましたら、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
研修やセミナー後の感想やフィードバック依頼
参加者に研修やセミナーの感想やフィードバックを依頼する場合。
✔研修やセミナーへの参加への感謝を伝える。
✔フィードバックの目的や活用方法を説明する。
✔回答方法や期限を具体的に記載する。
研修後のフィードバック依頼メールを作成してください。
感謝の気持ちを伝え、フィードバック内容や提出期限を記載してください。
以下は研修後のフィードバック依頼メールの例です。
件名：【お願い】〇〇研修後のフィードバックについて
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日は〇〇研修にご参加いただき、ありがとうございました。研修が無事終了できたのも、〇〇さんをはじめとする参加者の皆様のおかげです。改めて感謝申し上げます。
研修の質向上のため、参加いただいた皆様からのフィードバックをいただきたく、お願い申し上げます。以下の内容でフィードバックをお送りいただけますでしょうか。
■フィードバック内容
- 研修内容について
- 特に役立った部分
- 改善が必要だと感じた部分
- 研修の進行について
- ペースや進行方法に関する感想
- 今後の研修に対する要望
- 他に学びたい内容や改善提案
■提出方法
- 方法：返信メールまたは別途共有フォーム（〇〇）への記入
- 提出期限：〇月〇日（〇曜日）〇〇時まで
お忙しいところ恐れ入りますが、ご協力いただけますと幸いです。いただいたフィードバックは、今後の研修改善に活かしてまいりますので、ご意見をお聞かせいただければと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
業務上の問題や課題の対応確認
発生した問題や課題について、対応状況や進捗を確認する場合。
✔問題や課題の内容を簡潔に振り返る。
✔対応状況や進捗について確認を依頼する。
✔必要なサポートや今後の対応を相談する姿勢を見せる。
業務上の課題の対応確認メールを作成してください。
問題の内容を明記し、進捗状況や今後の対応について確認する内容にしてください。
件名：【確認】〇〇課題の対応状況について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
以前お伝えしていた〇〇に関する課題について、進捗状況を確認させていただきたくご連絡いたします。
■課題内容
- 課題の概要：〇〇（例：システムの不具合、納期遅れ、リソース不足など）
- 発生した背景：〇〇（例：〇〇部門との調整が難航している、外部ベンダーからの納品が遅れている）
■進捗状況
- 現在の対応状況についてお知らせください。
- 進捗に遅れがある場合は、遅れの原因や対応策についてもご確認させていただけると助かります。
■今後の対応
- 次のアクション：〇〇（例：〇月〇日までに対応完了予定、必要なリソースの手配など）
- サポートが必要な場合：〇〇（例：支援が必要な場合はお知らせください）
お手数をおかけしますが、進捗状況や今後の対応についてご確認いただき、〇月〇日（〇曜日）までにご報告いただけると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
引き継ぎ後の進捗確認やサポート
業務を引き継いだ後、進捗状況やサポートが必要か確認する場合。
✔引き継いだ業務の概要を振り返る。
✔順調に進んでいるか確認し、サポートが必要な点を伺う。
✔必要に応じてサポートの提供やフォローアップを申し出る。
引き継ぎ後の進捗確認メールを作成してください。
サポートが必要かどうか気遣い、フォローする姿勢を示す内容にしてください。
件名：【進捗確認】〇〇業務の進行状況について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日お引き継ぎさせていただいた〇〇業務について、その後の進捗状況はいかがでしょうか。進める中で不明点やお困りのことがあれば、遠慮なくご相談いただければと思います。
■確認したい内容
- 現在の進捗状況
- 課題や不明点（あれば）
- サポートが必要な場合：具体的な内容をご共有ください
■フォロー体制
もし追加の説明や資料が必要でしたら、こちらでご用意しますのでお知らせください。また、状況に応じてミーティングを設定することも可能です。
お忙しい中恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）までに現状を簡単にお知らせいただけると助かります。引き続き、〇〇業務がスムーズに進むようサポートさせていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
ご不明点があれば、いつでもお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
教育・研修後の理解度やフォローアップ
研修後、受講者の理解度確認やフォローアップの対応を行う場合。
✔研修内容を振り返り、理解度や疑問点を確認する。
✔フォローアップとして追加資料やサポートの案内を行う。
✔必要なアクションや今後の予定を明記する。
研修後の理解度確認メールを作成してください。
受講者へのフォローアップやサポート体制についても触れる内容にしてください。
件名：【フォローアップ】〇〇研修後の理解度について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日は〇〇研修にご参加いただき、ありがとうございました。研修内容についての理解度を確認させていただくため、簡単な質問とフォローアップの機会を設けたくご連絡いたしました。
■確認したい内容
以下の点について、簡単にお答えいただけますと幸いです：
- 研修内容の中で理解が深まったと感じた部分
- まだ不明点がある、または追加で学びたいと感じるトピック
- 実務で活用できそうな点
■サポート体制
- ご不明点がございましたら、〇〇まで直接ご連絡いただければ個別にサポートいたします。
- 必要に応じて、〇〇（例：追加資料の提供、ミニセッションの実施）をご提案させていただきます。
■返信期限
- 期限：〇月〇日（〇曜日）までにご返信いただけると助かります。
研修の成果を実務に活かしていただけるよう、引き続きフォローアップをさせていただきます。何かご質問やご希望があれば、遠慮なくお知らせください。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
顧客対応後の状況共有や報告依頼
顧客対応が完了した後、その内容や状況を社内で共有する場合。
✔顧客対応の内容や結果を簡潔に報告する。
✔今後の対応方針や追加アクションが必要な場合は記載する。
✔対応に協力してくれた関係者への感謝を伝える。
顧客対応後の状況報告メールを作成してください。
対応内容や今後の方針、関係者への感謝を含めた内容にしてください。
件名：【状況報告】〇〇様への対応結果について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日対応させていただいた〇〇様からのご要望について、以下の通り状況をご報告いたします。
■対応内容
- 対応内容：〇〇様からのお問い合わせは〇〇（例：納期の変更、商品の不具合など）に関するものでした。
- 対応結果：お客様には〇〇（例：迅速に解決策をご提案、商品の交換手配を完了）し、ご納得いただけました。
■今後の方針
- 今後は〇〇様のご要望に応じて、〇〇（例：定期的なフォローアップ、再発防止策の実施）を実施してまいります。
- また、関係者と連携し、〇〇様の満足度向上に向けた対応を継続的に行っていきます。
■関係者への感謝
- ご協力いただいた〇〇部門の〇〇さん、〇〇さんに感謝申し上げます。おかげさまで迅速かつスムーズに対応を進めることができました。
今後もお客様の期待に応えられるよう、引き続き努力してまいりますので、何か追加でご指摘やご依頼があれば、お気軽にお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
期限や約束事の確認
業務上の約束事や期限が近づいていることを確認する場合。
✔期限や約束事の内容を明確に記載する。
✔進捗状況を確認し、必要な対応を促す。
✔遅延や変更があれば、報告を依頼する。
期限や約束事の確認メールを作成してください。
具体的な内容や進捗の確認、必要な対応について依頼する文章にしてください。
件名：【確認】〇〇に関する期限・進捗の確認
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
以前お伝えした〇〇（例：納品日、タスクの期限など）について、進捗状況を確認させていただきたくご連絡いたします。
■確認内容
- 約束した内容：〇〇（例：〇月〇日までに〇〇のレポートを提出すること）
- 進捗状況：現在の進捗状況について、もし何か遅れが生じている場合や対応が必要な場合はご連絡いただけますでしょうか。
- 次のアクション：〇月〇日までにどのように対応するか、また、何かサポートが必要であればお知らせください。
■対応依頼
お手数をおかけしますが、進捗状況や必要な対応について〇月〇日（〇曜日）までにご返信いただけると幸いです。
引き続き、スムーズな進行に向けてご協力いただけますようお願い申し上げます。何か不明点やご相談があれば、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
トラブル対応後の状況報告や改善策の確認
発生したシステム障害や業務トラブルへの対応後、関係者に対して現在の状況や今後の改善策を報告し確認する場合。
✔トラブルの概要と現時点の対応状況を簡潔にまとめる。
✔再発防止策や改善策の内容を具体的に記載する。
✔関係者への協力や今後の対応依頼を丁寧に伝える。
トラブル対応後の状況報告メールを作成してください。
対応内容、改善策、今後のフォローアップについて簡潔にまとめてください。
件名：【報告】〇〇トラブル対応の結果について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日発生した〇〇（例：システムの不具合、納期遅れ）に関するトラブルについて、対応が完了しましたので、以下の通りご報告いたします。
■対応内容
- 問題発生：〇〇（例：システムのダウン、商品の不具合など）
- 対応方法：迅速に〇〇（例：システムの再起動、商品の交換）を実施し、問題を解決しました。
- 対応結果：現在、〇〇（例：システムは正常に稼働、商品は問題なくお届け済み）です。
■改善策
- 今後同様の問題が発生しないよう、〇〇（例：システムの定期メンテナンス実施、品質管理の強化）を行います。
- また、再発防止策として、〇〇（例：監視体制の強化、プロセスの見直し）を取り入れる予定です。
■今後のフォローアップ
- 引き続き、〇〇（例：監視を強化し、進捗を確認）していきます。
- 定期的に状況報告をさせていただきますので、何か気になる点があればご連絡ください。
今回のトラブル対応にご協力いただき、ありがとうございました。引き続き、ご不明点やご懸念がございましたらご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
新しい施策や取り組みの経過確認
新たに導入した施策やプロジェクトの経過状況を確認し、進捗報告や改善点を共有する場合。
✔施策や取り組みの目的や内容を簡潔に振り返る。
✔現時点での進捗や成果、課題点を確認する。
✔必要に応じてフィードバックや追加アクションを依頼する。
新しい施策の経過確認メールを作成してください。
進捗状況や課題について確認し、今後の改善点やフィードバックを求める内容にしてください。
件名：【確認】〇〇施策の進捗状況について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日開始した〇〇施策について、現状の進捗状況を確認させていただきたくご連絡いたします。
■進捗状況
- 現在の進捗状況について教えていただけますか？
- 計画通りに進行している部分、遅れが発生している部分についてもご共有いただけると助かります。
■課題や問題点
- 現在、施策実行において特に課題となっている点があれば教えてください。
- 問題があれば、それに対して何か対応を進めている場合はその詳細についてもご報告いただけますでしょうか。
■今後の改善点・フィードバック
- 進行中の施策に対する改善点や追加のフィードバックをいただけると幸いです。
- 必要なサポートがあればお知らせください。次のステップに進むために、私どもで対応できることがあれば、積極的にサポートいたします。
お手数ですが、〇月〇日（〇曜日）までに状況をお知らせいただけますでしょうか。引き続き、施策の進行が円滑に進むよう、サポートしてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
システムやツール導入後の使用状況の確認
新しいシステムやツール導入後、使用状況や問題点を確認し、フィードバックを収集する場合。
✔導入したシステムやツールの目的や重要性を明記する。
✔使用状況の確認や課題・不明点の報告を依頼する。
✔改善のための具体的なフィードバック方法を案内する。
システム導入後の使用状況確認メールを作成してください。
使用感や問題点の報告を依頼し、改善に向けたフィードバックを収集する内容にしてください。
件名：【確認】〇〇システム導入後の使用状況について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日導入いたしました〇〇システムについて、現在の使用状況を確認させていただきたくご連絡いたします。
■使用感について
- 現在、システムの操作感や使い勝手についていかがでしょうか？
- 特に便利だと感じる点や、使いにくいと感じる部分があれば教えていただけますでしょうか。
■問題点の報告
- システム使用中に問題や不具合が発生した場合は、その詳細をお知らせください。
- エラーや動作不良、操作上の問題など、具体的な症状をご教示いただけると改善に役立ちます。
■改善へのフィードバック
- システムの改善点について、何かご提案があればお聞かせください。
- ご不便を感じている点や改善が必要だと思う部分について、今後のバージョンアップに活かせるようフィードバックをいただけると幸いです。
お手数ですが、〇月〇日（〇曜日）までにご報告いただけますでしょうか。いただいたご意見を基に、さらに快適にご利用いただけるようサポートしてまいります。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
業務改善提案や意見の取りまとめ・確認
業務改善の提案や意見を収集し、取りまとめ内容を関係者に確認する場合。
✔業務改善の目的や意義を説明し、意見収集の経緯を振り返る。
✔提案内容や取りまとめ結果を簡潔に共有する。
✔関係者からの追加意見や確認事項を依頼する。
業務改善提案の意見取りまとめメールを作成してください。
収集した意見や提案内容を共有し、最終確認や追加意見を依頼する内容にしてください。
件名：【確認依頼】業務改善提案の取りまとめについて
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日ご協力いただいた業務改善提案について、収集した意見を以下の通り取りまとめました。今後の改善策に活かすため、最終確認と追加のご意見をいただければと思います。
■取りまとめた意見・提案内容
- 〇〇（提案1）
- 提案者：〇〇さん
- 内容：〇〇（具体的な改善内容）
- 期待される効果：〇〇（改善後の効果）
- 〇〇（提案2）
- 提案者：〇〇さん
- 内容：〇〇（具体的な改善内容）
- 期待される効果：〇〇（改善後の効果）
- 〇〇（提案3）
- 提案者：〇〇さん
- 内容：〇〇（具体的な改善内容）
- 期待される効果：〇〇（改善後の効果）
■ご確認と追加意見のお願い
- 上記の内容について、確認をお願いしたい点や、追加すべき意見があればお知らせください。
- 特に、改善の優先順位や具体的な実行方法についても、ご意見をいただけると助かります。
■返信期限
- 〇月〇日（〇曜日）までにご返信いただけると、今後の対応に役立てられます。
皆さまのご意見をもとに、より効果的な改善策を進めていきたいと考えております。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご協力をお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
人事異動や配置変更後の状況確認
人事異動や配置変更後、新しい環境や役割における進捗状況や課題を確認する場合。
✔異動や配置変更後の状況について確認する目的を明記する。
✔業務の進捗や新しい役割における不明点や課題をヒアリングする。
✔必要なサポート体制やフォローアップについて触れる。
人事異動後の状況確認メールを作成してください。
業務の進捗や不明点について確認し、必要なサポート体制に触れる内容にしてください。
件名：【確認】人事異動後の業務状況について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日の人事異動に伴い、〇〇さんが新しい役割に就かれたことを受けて、現在の業務進捗や不明点について確認させていただきたくご連絡いたします。
■業務進捗について
- 現在の担当業務について、順調に進捗していますか？
- 特に取り組み中のプロジェクトやタスクにおいて、課題や進捗が気になる点があれば教えてください。
■不明点やサポート体制
- 新しい業務に関して、不明点やわからないことがあればお気軽にお知らせください。
- 必要なサポートやリソースがあれば、どのようにサポートできるかもご提案させていただきますので、ご遠慮なくお申し付けください。
■今後のフォローアップ
- 業務の進行をスムーズに行えるよう、定期的に進捗確認やサポートを行いたいと考えています。引き続き、気になる点があればご連絡ください。
お忙しいところお手数をおかけしますが、〇月〇日（〇曜日）までにお知らせいただけると助かります。今後とも、何かお困りのことがあればサポートさせていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇（名前）
状況を具体的に指示すると、
それに応じてメールを作成してくれるよ。
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