ChatGPTでサクッと対応♪社内向け会議関連メール作成のコツ〜場面別15選〜

件名: ○○会議開催のご案内

本文:
各位

お疲れ様です、[自分の名前]です。
以下の通り、○○会議を開催いたしますのでご案内申し上げます。

【会議の詳細】

• 日時: ○月○日（○曜日）○時～○時
• 場所: ○○会議室（またはオンライン：リンクはこちら → [URL]）
• 目的: [会議の目的を簡潔に記載：例「プロジェクト進捗の確認と今後の課題共有」]
• 議題:
  1. [議題1]
  2. [議題2]
  3. [議題3]

【準備事項】

• [準備が必要な具体的な内容を記載：例「資料○○を事前に確認」や「各自の進捗状況を報告できるよう準備」など]

お忙しいところ恐縮ですが、スケジュールのご調整をお願いいたします。ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

署名:
[自分の名前]
[役職名]
[会社名]
[連絡先]

件名: 【リマインダー】○○会議開催のご案内

本文:
各位

お疲れ様です、[自分の名前]です。
先日ご案内した○○会議について、改めてお知らせいたします。

【会議の詳細】

• 日時: ○月○日（○曜日）○時～○時
• 場所: ○○会議室（またはオンライン：リンクはこちら → [URL]）

【参加予定者】
[参加者のリストを簡潔に記載]

【議題】

• [議題1]
• [議題2]
• [議題3]

【準備事項】

• [準備が必要な内容を箇条書きで記載：例「各自の進捗状況を整理してご報告ください」「資料○○を事前に確認」など]

当日は開始時間までに会場へお越しいただくか、オンライン参加の場合はリンクにアクセスいただきますようお願いいたします。

何かご不明点や変更がございましたら、事前にお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

署名:
[自分の名前]
[役職名]
[会社名]
[連絡先]

件名: 【重要】○○会議延期のお知らせ

本文:
各位

お疲れ様です、[自分の名前]です。
予定しておりました○○会議につきまして、日程を延期させていただくことになりましたので、お知らせいたします。

【延期の理由】
[理由を簡潔に記載：例「担当部署からの追加資料が必要なため」「関係者のスケジュール調整のため」など]

【新しい日程】

• 日時: ○月○日（○曜日）○時～○時
• 場所: ○○会議室（またはオンライン：リンクはこちら → [URL]）

【参加予定者へのお願い】

• 上記日程にてご参加いただけるかご確認の上、○月○日までにご返信をお願いいたします。
• 事前に準備いただく必要がある場合は、別途ご案内いたします。

突然の変更でご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
何かご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

署名:
[自分の名前]
[役職名]
[会社名]
[連絡先]

件名: 【議事録共有】○○会議（○月○日開催）

本文:
各位

お疲れ様です、[自分の名前]です。
先日開催されました○○会議（○月○日）の議事録を作成いたしましたので、共有いたします。
詳細は添付ファイルをご確認ください。

【会議の要点】

1. [議題1: 概要と決定事項]
2. [議題2: 概要と決定事項]
3. [その他のトピックや課題]

【確認事項】

• 決定事項の進捗確認: [担当者名または対象部門に具体的な項目を記載]
• 次回会議までの準備事項: [具体的な準備内容]

【添付ファイル】

• 議事録_○○会議_○月○日.pdf

何かご不明点や修正が必要な点がございましたら、○月○日までにご連絡いただければ幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

署名:
[自分の名前]
[役職名]
[会社名]
[連絡先]

件名: 【アジェンダ共有】○○会議（○月○日開催）

本文:
各位

お疲れ様です、[自分の名前]です。
○月○日（○曜日）に開催予定の○○会議について、アジェンダを共有いたします。
スムーズな進行のため、事前にご確認のうえ、必要な準備をお願いいたします。

【会議概要】

• 日時: ○月○日（○曜日） ○時～○時
• 場所: [会議室名、またはオンラインリンク]
• 目的: [会議の目的を簡潔に記載]

【アジェンダ】

1. オープニング （○分）
   挨拶と会議の目的共有
2. 議題1: ○○に関する進捗報告 （○分）
   • 報告者: [担当者名]
   • 事前準備: 最新の進捗資料を確認
3. 議題2: ○○についてのディスカッション （○分）
   • 目的: [具体的な目標を記載]
   • 事前準備: 関連資料「○○」を確認し、アイデアを整理
4. 議題3: 今後のアクションプラン確認 （○分）
   • 目的: [具体的な目標を記載]
5. クロージング （○分）
   • 確認事項と次回会議の日程調整

【お願い事項】

• アジェンダに目を通し、事前準備が必要な項目に対応してください。
• 必要資料は○月○日までに[提出先や確認方法]に送付してください。

ご不明な点や追加事項がありましたら、事前にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

署名:
[自分の名前]
[役職名]
[会社名]
[連絡先]

件名: 【ご対応依頼】○○会議資料の提出について

本文:
各位

お疲れ様です、[自分の名前]です。
○月○日（○曜日）に予定している○○会議に向けて、以下の資料をご準備いただきますようお願い申し上げます。

【提出依頼内容】

1. 提出資料: [資料名・内容例：進捗報告、予算案、企画書など]
2. 提出形式: [例：PDF形式、Excelファイルなど]
3. 提出期限: ○月○日（○曜日） ○時まで
4. 提出先: [提出先のメールアドレス、共有フォルダURL、システム名など]

【注意事項】

• 資料のファイル名は「[例：部署名_資料名_日付]」の形式でご提出ください。
• 必要に応じて、補足資料や関連データがあれば併せてお送りください。

会議での議論を円滑に進めるため、事前に準備したいと考えております。お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。

何かご不明な点がございましたら、[自分の連絡先]までお気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

署名:
[自分の名前]
[役職名]
[会社名]
[連絡先]

件名：〇〇会議 出席確認のお願い

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

さて、来週予定している「〇〇会議」について、出席の確認をさせていただきたくご連絡いたしました。

■会議概要
日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
場所：〇〇会議室（オンライン参加の場合、リンクは後日お送りいたします）
議題：〇〇に関する議題（詳細は添付資料をご確認ください）

■回答期限
〇月〇日（〇曜日）〇〇時までにご回答いただけますようお願い申し上げます。

■出席可否について
ご出席の可否について、「出席」「欠席」「オンライン参加」のいずれかをお知らせいただけますでしょうか。
出席できない場合は、代わりにご参加いただける方がいらっしゃれば、その旨もお知らせください。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【オンライン会議接続案内】〇〇会議（〇月〇日）

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

来週の「〇〇会議」に関して、オンラインでご参加いただくための接続案内をお送りいたします。以下の手順に従って、会議にご参加ください。

■会議詳細
日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
会議URL：[オンライン会議のURL]
※クリックすると直接会議に接続できます。

■接続手順

1. 上記のURLをクリックして、会議室に入室してください。
2. 初めてご参加の場合は、Zoom等のアプリケーションをインストールする必要がありますので、インストール画面の指示に従ってください。
3. アプリケーションをインストールした後、再度リンクをクリックして入室します。
4. 会議開始前にマイクとカメラが正しく動作するかご確認ください。

■注意点

• 会議の開始5分前には接続を完了し、準備を整えていただけますようお願いいたします。
• 音声や映像のトラブルを避けるため、接続環境（Wi-Fiやネットワーク接続）を確認してからご参加ください。
• 会議中、マイクをミュートにしていただけると、他の参加者の方の声がクリアに聞こえます。発言の際にはミュートを解除していただけますようお願いします。

不明点がありましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。

ご参加をお待ちしております。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【フォローアップ】〇〇会議（〇月〇日）決定事項と次のステップ

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

先日は「〇〇会議」にご参加いただき、ありがとうございました。会議の結果を以下の通りご報告させていただきます。また、今後のステップについてもご案内いたしますので、引き続きご協力いただけますようお願い申し上げます。

■決定事項

1. 〇〇に関する方針
   ・〇〇については、〇〇までに実施することが決定しました。
2. 〇〇の担当者
   ・〇〇さんが担当することになりました。
3. 次回の会議日程
   ・〇月〇日（〇曜日）に、進捗確認を行います。

■次のステップ

1. 〇〇担当者
   ・〇〇さんには、〇〇に関する準備を〇月〇日までに完了していただき、その結果を次回会議で報告いただきます。
2. 資料の作成
   ・〇月〇日までに、関連資料を作成し、全員に共有してください。
3. 進捗確認会議の設定
   ・進捗確認のため、次回の会議を〇月〇日〇〇時に設定いたします。詳細は改めてお知らせいたします。

■協力のお願い
各担当者の方々におかれましては、上記のステップを踏まえた作業を進めていただき、次回の会議に向けて準備をお願いいたします。特に資料作成に関しては、早めの共有をお願い申し上げます。

もし、何かご不明点や問題がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【緊急会議招集】〇〇についての重要な議論

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

急なお知らせとなり申し訳ありませんが、〇〇に関して、至急対応が必要な事項が発生しましたので、緊急会議を招集いたします。以下の通り、会議の詳細をご案内いたします。

■議題

• 〇〇に関する緊急対応策
  具体的には、〇〇の問題解決に向けて即座に対応を決定する必要があります。

■日時

• 〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時

■緊急性

• 本件は即時対応が必要なため、できる限り全員の参加をお願い申し上げます。遅れての参加も構いませんが、できるだけ定刻通りにご出席いただけますようお願いいたします。

■場所

• 会議室〇〇、またはオンライン（詳細は後ほどご案内します）

急なお願いとなり恐縮ですが、非常に重要な議題となりますので、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。何か不明点等がございましたら、お知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【会議参加者変更のご案内】〇〇会議（〇月〇日）

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

来週の「〇〇会議」について、参加者に変更がありましたので、以下の通りお知らせいたします。

■新たに参加される方

• 〇〇さん（〇〇部）
  役割：〇〇に関する専門知識を提供していただきます。
  参加理由：〇〇の問題について、専門的なアドバイスが必要となったため、急遽ご参加いただくこととなりました。

■変更点

• 〇〇さん（〇〇部）が〇〇の議題に関して追加で参加されることになりました。これにより、議論の進行や内容に変更が生じる可能性がありますので、予めご留意ください。

■準備事項

• 〇〇さんは、〇〇に関する最新のデータや資料を持参予定ですので、参加者の皆様には、関連する資料を確認し、質問事項をまとめておいていただければと思います。
• 変更点に関連して、議題の一部が調整される可能性がありますので、事前に改めて議事録やアジェンダをご確認いただきますようお願いいたします。

急な変更となりご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。何かご不明点がありましたら、どうぞご連絡ください。

引き続き、よろしくお願い申し上げます。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【リマインダー】〇〇会議のご案内（〇月〇日）

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

「〇〇会議」の開催が近づいてまいりましたので、改めて詳細をご案内いたします。当日に向けてご準備いただけますようお願い申し上げます。

■会議詳細

• 日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
• 場所：〇〇会議室（〇階）
  オンライン参加の場合：[オンライン会議URL]（パスコード：〇〇〇〇）

■議題

• 〇〇に関する進捗報告
• 〇〇の課題共有と対応策の決定
  ※詳細は添付のアジェンダをご確認ください。

■準備事項

1. 事前資料の確認
   • 添付ファイル「〇〇資料.pdf」をご一読ください。
2. 議題に関連する資料の持参
   • 必要なデータや報告資料を準備してください。

■必要な持ち物/接続方法

• 持ち物：筆記用具、〇〇資料（印刷版または電子デバイスで閲覧可能な状態）
• 接続方法：オンライン参加の方は、URLをクリックし、必要に応じてアプリケーションをインストールしてください。接続テストを事前に行うことをお勧めします。

何かご不明点がございましたら、当日までにご連絡ください。皆様のご参加をお待ちしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【定例会議スケジュール通知】〇〇会議（〇月〇日）

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

次回の定例会議のスケジュールが決まりましたので、お知らせいたします。ご確認の上、ご準備をお願いいたします。

■会議詳細

• 日程：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
• 場所：〇〇会議室（〇階）またはオンライン（[オンライン会議URL] パスコード：〇〇〇〇）
  ※オンライン参加の場合、接続方法の詳細は後述をご参照ください。

■目的

• 部門間の進捗状況共有
• 課題の洗い出しと対応策の確認
• 次期計画の方向性についての議論

■必要事項

1. 事前準備
   • 自部門の進捗状況を簡潔にまとめた報告資料をご用意ください（1人あたり〇分程度）。
   • 現在抱えている課題や提案があれば、共有可能な状態でご準備ください。
2. 持ち物
   • 筆記用具、進捗報告資料、関連データ（電子版または印刷版）。
3. オンライン接続方法
   • 上記のURLをクリックし、アプリケーションの指示に従って会議に接続してください。
   • 会議開始前に音声・映像のテストを行っておくことをお勧めします。

定例会議は、部門間の協力体制を強化する重要な場となりますので、ぜひ積極的にご参加ください。ご不明点がございましたら、事前にお知らせください。

よろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【お知らせ】〇〇会議の中止と代替措置について

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

予定されておりました「〇〇会議」（〇月〇日〇〇時～〇〇時）についてですが、**〇〇の理由（例：緊急事態対応、参加者の都合など）**により中止とさせていただくこととなりました。急なご連絡となり申し訳ございません。

■中止の理由

• 〇〇（具体的な理由を簡潔に記載）
  例：主要メンバーの欠席により十分な議論が難しいため。

■代替措置

• 代替方法：会議の内容は以下の方法で対応させていただきます。
  1. 資料共有
     議題に関する資料をメールで共有いたします。詳細をご確認いただき、不明点があればお知らせください。
  2. オンラインディスカッション
     〇月〇日までに、各自コメントをメールまたはオンラインプラットフォーム（〇〇）に投稿してください。
  3. 短時間のオンラインミーティング
     必要に応じて、別途短時間の会議を設定します。参加可能な時間帯をご連絡ください。

■次回対応
次回の会議は以下の日程で改めて開催を予定しております。

• 日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
• 場所/形式：〇〇会議室 または オンライン（URLは後日共有します）

皆様にはご不便をおかけしますが、引き続きご協力をお願い申し上げます。何かご不明点やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇（名前）

件名：【中間報告】〇〇会議（〇月〇日）進行状況と決定事項

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

本日実施した「〇〇会議」における決定事項や進行状況を以下の通りご報告いたします。今後のアクションや確認事項も併せてお知らせいたしますので、対応をお願いいたします。

■決定事項

1. プロジェクト〇〇のスケジュール調整
   ・〇月〇日を目標に、第一フェーズを完了させる。
   ・進捗報告は〇〇が担当。
2. 〇〇の課題解決策
   ・短期的な対応：〇〇部が追加リソースを手配する。
   ・長期的な解決策：システム改善案を次回会議で再検討する。
3. 次回会議の議題
   ・〇〇に関する詳細な進捗報告
   ・〇〇の提案内容の精査

■次のアクション

1. 〇〇さん（〇〇部）
   ・〇〇のデータをまとめ、〇月〇日までに全員へ共有。
2. 〇〇さん（〇〇部）
   ・進捗状況の簡易レポートを作成し、次回会議で報告。
3. 全員
   ・添付資料「〇〇計画案.pdf」を確認し、意見をメールで提出（締切：〇月〇日）。

■確認事項

• 次回会議の日程
  日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
  場所：〇〇会議室またはオンライン（URLは後日通知）
• 提出期限の遵守をお願いいたします。万が一、遅延が生じる場合は早めにご連絡ください。

ご不明点や追加事項がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。引き続き、ご協力をよろしくお願い申し上げます。

〇〇部 〇〇（名前）